Все мы совершаем покупки в магазинах. Одни делают это чаще, другие реже. Мы приобретаем продукты питания и напитки, обувь и одежду, бытовую технику и домашнюю электронику. Все не перечесть. Но в процессе совершения покупок могут возникать разные непредвиденные ситуации. К примеру, кассир по ошибке взял с клиента большую сумму, пробив при этом чек. Что делать в таком случае? Или покупатель не хочет отоваривать уже оформленный в централизованной кассе чек, возникли веские причины для возврата товара уже после его приобретения, причем до окончания текущего рабочего дня. Во всех таких ситуациях деньги возвращаются покупателю, и он особо не задумывается, как это происходит.
Оформление возврата товара
Этот вопрос волнует, в первую очередь, торгующую организацию. Ведь все, что связано с деньгами, всегда находится на особом контроле надзорных фискальных органов. Каждая операция по возврату денег покупателю оформляется актом, унифицированная форма КМ-3 которого утверждена постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132 и имеет код 0330103 по общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
Акт, фиксирующий возврат денежных средств, составляется обычно кассиром-операционистом в одном экземпляре в конце рабочего дня, когда осуществляется подсчет дневной выручки и снимается Z-отчет с контрольно-кассовой машины (ККМ). Унифицированная форма КМ-3 этого документа после заполнения подписывается членами комиссии в составе заведующего отделом или секцией, старшего кассира и/или кассира-операциониста и утверждается директором организации. К оформлению документа нужно относиться внимательно.
Образец заполнения унифицированной формы КМ-3
К акту возврата денежных сумм покупателям в обязательном порядке должен быть приложен чек, ведь при его отсутствии при проведении очередной налоговой проверки этот факт может трактоваться как неоприходование выручки. Во избежание неправильного оформления формы, следует вначале хорошо изучить образец заполнения акта и исходить из представленного примера.
Порядок заполнения формы КМ-3:
Правильное заполнение акта гарантирует отсутствие у торгующей организации проблем в будущем.
Скачать форму КМ-3.
Является официальной унифицированной формой документа, фиксирующего возврат денежных средств покупателям. К ее оформлению следует отнестись внимательно, так как в случае допущенных здесь ошибок для компании или предпринимателя могут наступить значительные негативные последствия.
Официальная форма КМ-3
Так же как и другие формы кассовых документов (КМ-1, КМ-2 и т.д.), акт КМ-3 утвержден Госкомстатом России в 132-м Постановлении от 25.12.1998 (далее - Постановление). Долгое время налоговики и Минфин утверждали, что эти формы являются обязательными для компаний и предпринимателей и они не могут их изменять, дополнять или применять свои собственные формы (смотрите Письмо ФНС от 23.06.2014 № ЕД-4-2/11941 , информацию Минфина № ПЗ-10/2012). Однако в конце 2016 года позиция ведомств изменилась. Так, ФНС в Письме от 26.09.2016 № ЕД-4-20/18059@ высказалась, что формы КМ не являются обязательными для применения, так как Постановление не относится к законодательству о применении ККМ. Таким образом, с учетом данного последнего разъяснения компании и предприниматели вправе изменять эти формы либо использовать собственные.
Вместе с тем на практике формы КМ, в том числе КМ-3, часто применяются. Ниже вы можете скачать бланк официальной формы.
Когда же возврат денег покупателю производится по ошибочно выбитому чеку (например, кассир пробил чек на большую сумму, забыв предоставить скидку), то акт по форме КМ-3 также оформляется, если возврат производится в тот же день. В этом случае кассир должен погасить такие чеки, наклеить их на лист бумаги и передать в бухгалтерию вместе с актом КМ-3. В журнале кассира-операциониста делаются соответствующие записи о произведенных возвратах.
Акт по форме КМ-3 используется для того, чтобы оформить факт возврата покупателю денежных средств. В практике КМ-3 связана с неправильно пробитой суммой, возвратом товара или неотоваренными накладными.
Заполненный документ в обязательном порядке сопровождается чеком (кассовым или товарным), а также другими материалами, включая заявления и объяснительные сотрудника. Все ошибочно выбитые чеки должны иметь отметку “Погашено” и подпись либо руководителя предприятия, либо старшего кассира. Чеки возврата и РКО для таких случаев не формируются.
Обязательное условие для заполнения КМ-3 — возврат в день операции. Если же Z-отчет за смену уже был снят, то вместо означенного акта заполняется расходно-кассовый ордер.
Образец заполнения и пустой бланк формы КМ-3
ФАЙЛЫ
Заполнение полей формы КМ-3
В шапке формы заполняем реквизиты предприятия. Если оно не является структурным подразделением и не располагает ими, это поле оставляем пустым. Однако для случаев, когда в сеть объединены несколько магазинов, целесообразно указывать название и адрес конкретной торговой точки.
Обязательно указываем наименование контрольно-кассовой машины.
Прикладную программу и тип операции можно не уточнять. Кассира, ответственного за возврат, можно указывать по ФИО или табельному номеру.
Уточнение “в том числе по ошибочно пробитым чекам” следует понимать так: основанием для заполнения КМ-3 является допущенная кассиром ошибка, когда сумма больше, чем фактическая стоимость товара и предприятие возвращает “разницу”, возникшую в результате этого.
На примере: допустим, что кассир Светлова, оформляя покупку книги, не учла акцию, по которой новая цена — 159 руб. В итоге был пробит чек на 1749 руб. Покупатель обнаружил ошибку и указал на нее, в результате чего ему вернули 1590 руб. По регламенту покупатель представил заявление на возврат средств. Старший кассир Ефремов О.А. затребовал у кассира объяснительную записку, которую также приложили к КМ-3 от 26.08. 2016.
Если неправильно выбили несколько чеков, в форме указывается детализация по каждому из них. Однако в отчете по возврату средств в КМ-4 будет приведена только итоговая цифра.
Заполнение таблицы в КМ-3
Акт КМ-3, как правило, заполняют от руки, однако нет отсылок на то, что его нельзя оформлять с помощью компьютера. В любом случае, документ должен быть заверен подписями комиссии, иначе проверка может определить его как неверно составленный.
Данные можно сокращать — особенно это касается должностей в графе 6.
Когда оформлять акт КМ-3
Поскольку этот документ заполняется только в ряде случаев, ежедневно форму сдавать не нужно. Однако, если за день произошло несколько возвратов, то оформляют всего один КМ-3.
Происходит это в конце смены после снятия Z-отчета. Данные из КМ-3 используются для форм КМ-4 и КМ-7.
Срок давности для документа составляет 2 календарных месяца
.
По прошествии этого времени проверка не может предъявить претензии к неправильно оформленному акту. В архиве бухгалтерии КМ-3 хранится 5 лет
.
1. Должны ли организации использовать в учете с 01.07.2017 при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовой техники (далее - ККТ), предусматривающих обязательную передачу фискальных документов в налоговые органы в электронной форме через оператора фискальных данных (п. 6 ст. 1.2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа" в редакции Федерального закона от 03.07.2016 N 290-ФЗ) следующие формы:
КМ-1 "Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины";
КМ-2 "Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию";
КМ-3 "Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам";
КМ-4 "Журнал кассира-операциониста";
КМ-6 "Справка-отчет кассира-операциониста";
КМ-7 "Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации";
КМ-8 "Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ";
КМ-9 "Акт о проверке наличных денежных средств кассы"?
2. Необходимо ли организации использовать в учете вышеуказанные формы в случае наличия у организации ККТ, не предусматривающей обязательную передачу фискальных документов в налоговые органы в электронной форме через оператора фискальных данных (п. 7 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа" в редакции Федерального закона от 03.07.2016 N 290-ФЗ)?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
При осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовой техники, предусматривающих обязательную передачу фискальных документов в налоговые органы в электронной форме через оператора фискальных данных, организации не обязаны применять формы первичной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении операций с применением ККМ (формы КМ-1-КМ-9), утвержденные постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132.
Те организации, которые после 01.07.2017 будут вправе работать на ККТ без передачи фискальных данных налоговым органам через оператора, например указанные в п. 7 ст. 2 Закона N 54-ФЗ, должны разработать и утвердить применяемые формы первичных документов, связанных с применением ККТ, которые могут соответствовать формам КМ, приведенным в Постановлении N 132.
Обоснование вывода:
1. Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением (утверждены письмом Минфина России от 30.08.1993 N 104, далее - Типовые правила) регламентируют документооборот и оформление операций, осуществляемых через ККТ. В них указаны формы кассовых документов (NN 24, 24а, 25, 26, 27, 30, 54), которые необходимо заполнять. Однако Типовые правила ссылаются на закон, который действовал до принятия Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа" (далее - Закон N 54-ФЗ), и упоминаемые в них формы уже давно не употребляются (утратили силу). В свою очередь, документооборот центральной (главной) кассы, под которой подразумевается вся сумма наличных денежных средств организации, регулируется указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У.
Много лет используются формы первичной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении операций с применением ККМ (формы КМ-1-КМ-9, далее обобщенно - формы КМ), утвержденные постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132 (далее - Постановление N 132).
Однако, как указано в письме Минфина России от 16.09.2016 N 03-01-15/54413), Постановление N 132 не является нормативным правовым актом, принятым в соответствии с Законом N 54-ФЗ. Соответственно, оно не относится к законодательству РФ о применении ККТ и, следовательно, не подлежит обязательному применению.
Можно предположить, что это разъяснение вызвано появлением в Законе N 54-ФЗ указания на то, из каких нормативных актов состоит законодательство о ККТ. Оно присутствует в новой редакции закона, которая на основании Федерального закона от 03.07.2016 N 290-ФЗ действует с 15.07.2016. В предыдущей редакции подобной нормы не было.
Согласно письму ФНС России от 26.09.2016 N ЕД-4-20/18059@ указанное разъяснение относится к организациям и индивидуальным предпринимателям, перешедшим на новый порядок применения контрольно-кассовой техники (т.е. использующим ККТ, в которых предусмотрена обязательная передача фискальных документов в налоговые органы в электронной форме через оператора фискальных данных, далее сокращенно - применяющим онлайн-кассы). Они не обязаны заполнять утвержденные ранее формы по ККМ, включая КМ-3 "Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам", КМ-4 "Журнал кассира-операциониста", КМ-6 "Справка-отчет кассира-операциониста", КМ-7 "Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации", КМ-9 "Акт о проверке наличных денежных средств кассы".
В письме ФНС России от 03.04.2017 N ЕД-4-20/6181@ специально подчеркнуто такое преимущество перехода на новый порядок применения ККТ, как отказ от обязательного ведения форм первичной учетной документации (формы КМ).
В связи с этим приходим к однозначному выводу: при осуществлении торговых операций с использованием онлайн-касс организации не обязаны применять формы КМ.
При этом остается вопрос: не является ли применение форм КМ обязательным в каких-то иных случаях?
2. В ст. 5 Закона N 54-ФЗ пользователям вменяется в обязанность:
предоставлять в налоговые органы по их запросам информацию и (или) документы, связанные с применением ККТ, при осуществлении ими контроля и надзора за применением ККТ;
обеспечивать должностным лицам налоговых органов при осуществлении ими контроля и надзора за применением ККТ беспрепятственный доступ к ней и фискальному накопителю, в том числе с использованием технических средств, и представлять указанным должностным лицам документацию на них.
Однако в Законе N 54-ФЗ не расшифровывается, что относится к упомянутым документам и документации.
В постановлении Правительства РФ от 23.07.2007 N 470 "Об утверждении Положения о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями" (в нем указывается, что оно принято в соответствии с Законом N 54-ФЗ) упоминается лишь такой документ, как паспорт ККТ.
Следует упомянуть о двух нормативных документах, в которых указано, что их исполнение регулируется Законом N 54-ФЗ:
Административный регламент исполнения Федеральной налоговой службой государственной функции по осуществлению контроля и надзора за полнотой учета выручки денежных средств в организациях и у индивидуальных предпринимателей (утвержден приказом Минфина России от 17.10.2011 N 133н);
Административный регламент исполнения Федеральной налоговой службой государственной функции по осуществлению контроля и надзора за соблюдением требований к контрольно-кассовой технике, порядком и условиями ее регистрации и применения (утвержден приказом Минфина России от 17.10.2011 N 132н).
В данных регламентах прямо указывается, что в число проверяемых документов входят, в частности, акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, справка-отчет кассира-операциониста, сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации. В сущности, это именно те формы, о которых говорится в Типовых правилах. Но сами эти формы в указанных регламентах не приводятся, в них также отсутствуют отсылки к Постановлению N 132 или к другим документам.
Логично предположить, что упомянутые выше административные регламенты не будут применяться налоговыми органами при проверках онлайн-касс, и именно этим вызвано появление письма ФНС России от 03.04.2017 N ЕД-4-20/6181@.
В то же время некоторые, хотя и немногочисленные, категории налогоплательщиков даже после 01.07.2017 будут вправе работать на ККТ без передачи фискальных данных налоговым органам через оператора, например указанные в п. 7 ст. 2 Закона N 54-ФЗ. Понятно, что их будут проверять по-старому, и от них налоговые органы будут (обоснованно) требовать заполнения документов, связанных с применением ККТ.
Но можно ли утверждать, что связанная с ККТ документация должна обязательно соответствовать формам КМ?
Согласно п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.
Таким образом, теперь у организаций нет обязанности применять унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом. В том числе стало не обязательным для применения и Постановление N 132*(1). Поэтому любая организация, применяющая ККТ, теперь вправе разработать свои собственные первичные документы, связанные с применением ККТ, лишь бы в них имелись обязательные реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.
В то же время никто не запрещает организации утвердить такие формы первичных документов, связанных с применением ККТ, которые соответствуют приведенным в Постановлении N 132, тем более что подобные документы должны соответствовать требованиям по указанию в них информации, установленным Типовыми правилами. Очевидно, что формы КМ полностью соответствуют данным требованиям.
К сведению:
Во избежание налоговых рисков может на основании п. 1 ст. 34.2 НК РФ и п. 1, п. 2 ст. 21 НК РФ обратиться в Минфин России или в налоговый орган по месту учета организации за получением письменных разъяснений по данному вопросу. Напомним, что в соответствии со ст. 111 НК РФ выполнение налогоплательщиком письменных разъяснений, данных ему финансовым или налоговым органом о порядке исчисления, уплаты налога (сбора) или по иным вопросам применения законодательства о налогах и сборах, является обстоятельством, исключающим вину лица в совершении налогового правонарушения. В этом случае налогоплательщик не подлежит ответственности за совершение налогового правонарушения.
Энциклопедия решений. Бухгалтерский учет получения наличной денежной выручки через ККТ;
Энциклопедия решений. Бухгалтерский учет получения денежной выручки через ККТ с использованием банковских карт;
Энциклопедия решений. Проверки применения ККТ;
Энциклопедия решений. Привлечение к ответственности за нарушения, выявленные в ходе проверки соблюдения требований к ККТ.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
, член Российского Союза аудиторов Буланцов Михаил
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Горностаев Вячеслав
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
*(1) При этом заметим, что в Информации Минфина России от 04.12.2012 N ПЗ-10/2012 указывается, что обязательными продолжают оставаться формы документов, установленные на основании других федеральных законов (например кассовые документы).
Унифицированная форма КМ-3 заполняется продавцом, если покупатель возвращает товар, оплаченный ранее наличными, или если чек пробит ошибочно. Когда и как заполняется этот акт и в каких случаях его можно не оформлять, подскажет наша статья.
Когда составляется акт о возврате денежных средств покупателю
Ситуации, когда покупатель хочет вернуть купленный товар, возникают довольно часто. Возможность такого возврата предусмотрена законом «О защите прав потребителей» от 07.02.92 № 2300-1.
До перехода на онлайн-кассы порядок действий кассира и руководства компании зависел от того, внес покупатель оплату в кассу наличными или расплатился картой, а также от момента возврата (в день покупки или позднее).
Подробнее о том, какие требования нужно соблюдать при работе с наличкой, см. в материале «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение» .
Если покупатель расплатился наличными и вернул товар в день его покупки, факт возврата денег покупателем продавцу оформлялся с использованием унифицированной формы КМ-3, носящей название «Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам)». На чеке представитель администрации магазина должен был поставить свою разрешительную подпись как основание для выдачи наличных денег из кассы. Чек наклеивался на отдельный лист и вместе с актом КМ-3 передавался в бухгалтерию.
Остановимся подробнее на заполнении формы КМ-3.
Заполняем акт формы КМ-3
Акт КМ-3 оформлялся в 1 экземпляре комиссией в составе заведующего отделом, старшего кассира и кассира и утверждался руководителем. Заполнить информацию необходимо было по всем погашенным чекам, а также по чекам, возвращенным клиентами в случаях возврата ими товара. Кассовая выручка за этот день уменьшалась на сумму, возвращенную покупателям, и об этом делалась запись в журнале кассира-операциониста КМ-4.
Составлять акт КМ-3 нужно было не во всех случаях возврата товара. Если покупатель расплатился банковской картой, выдавать ему деньги из кассы при возврате товара было нельзя, поскольку такое направление расходования наличной выручки не было предусмотрено нормативными документами (п. 2 указания Банка России от 07.10.2013 № 3073-У о расходовании наличных денег из кассы). Не оформлялся акт по форме КМ-3 и в случае возврата товара не в день покупки. В этом случае по заявлению покупателя, возвращавшего товар, оплаченный наличными денежными средствами, производился на основании его заявления из главной кассы по расходно-кассовому ордеру.
Где скачать чистый бланк и образец его заполнения
Для удобства пользователей для акта КМ-3 скачать чистый бланк можно на нашем сайте:
Если возникают трудности с заполнением, на нашем сайте можно найти для акта КМ-3 образец заполнения, ориентируясь на который оформлять документ станет легче.
Заполнение КМ-3 при применении онлайн-кассы
С июля 2017 года большая часть продавцов обязана применять онлайн-кассы.
О применении онлайн-касс плательщиками ЕНВД читайте в статье «Применение онлайн-кассы для ЕНВД (нюансы)» .
Применяя онлайн-кассу, использовать КМ-3 при возврате денег покупателю необязательно. Фискальные данные, которые поступают в налоговую инспекцию с онлайн-касс, полностью заменяют информацию из форм КМ-1, КМ-2, КМ-3, КМ-4, КМ-5, КМ-6, КМ-7, КМ-8, КМ-9 (см. письмо Минфина от 16.09.2016 № 03-01-15/54413 (доведено до налоговых инспекций письмом ФНС от 26.09.2016 № ЕД-4-20/18059).
При возврате товара покупателем продавец, применяющий онлайн-кассу, на основании заявления покупателя должен оформить чек с признаком «возврат прихода» (см. письмо Минфина РФ от 04.07.2017 № 03-01-15/42312, 03-01-15/42315). Кроме чека с признаком «возврат прихода» необходимо оформить также расходный кассовый ордер на сумму возврата (ст. 1.1, п. 1 ст. 1.2, п. 1 ст. 4.7 закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ, п. 6.2 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).
Дополнительно об оформлении чеков возврата читайте в материалах:
- «Как сделать чек возврата в ККМ онлайн?» ;
- «Как сделать возврат денег за покупку по онлайн-кассе?» ;
Как быть, если денег в онлайн-кассе недостаточно, рассмотрено в материале «ЛАЙФХАК] Если в кассе недостаточно денег на возврат, оформляйте «внесение наличных»» .
Итоги
Если продавец еще не перешел на онлайн-кассу и покупатель приобрел товар за наличные, а потом передумал и решил вернуть его, то продавцу нужно заполнить акт КМ-3. В случае применения онлайн-кассы при возврате денег бланк по форме КМ-3 может не оформляться, но оформление чека с признаком «возврат прихода» и РКО обязательно.
